Excel-Tabellen abgleichen, Angebote einzelner Anbieter sichten, Rückfragen aus der Fuhrparkverwaltung beantworten, und das alles neben dem laufenden Tagesgeschäft: So sieht der Alltag vieler Fuhrparkverantwortlicher aus, sobald eine neue Fuhrparkmanagement Software ansteht. Für die eigentliche Frage, welche Anforderungen die neue Lösung erfüllen muss und wie sich die eingehenden Angebote am Ende objektiv vergleichen lassen, bleibt daneben oft wenig Zeit.
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Warum viele Ausschreibungen an der eigenen Vorbereitung scheitern
Das eigentliche Problem zeigt sich selten beim Anbietervergleich selbst, sondern einen Schritt davor: Wer eine Ausschreibung startet, ohne die eigenen Anforderungen an Fahrzeugverwaltung, Führerscheinkontrolle oder Fahrtenbuch vorher klar definiert zu haben, vergleicht am Ende Angebote, die sich kaum gegenüberstellen lassen. Ein Satz wie „wir brauchen ein System zur Fahrzeugverwaltung” klingt konkret, lässt aber offen, ob eine einfache Buchungsplattform gemeint ist oder ein System mit automatisierter Führerscheinkontrolle und Schadensmanagement, und genau diese Lücke sorgt später für Angebote, die kaum vergleichbar sind.
Warum ein Softwarewechsel selten allein ein IT-Thema ist
Die Fuhrparkverwaltung hat andere Prioritäten als die IT, die vor allem auf Schnittstellen und Datensicherheit achtet, während der Einkauf auf Vertragslaufzeiten und Preismodelle schaut, und auch der Betriebsrat will mitreden, sobald es um Standortverfolgung oder Fahrdaten geht. Wie schnell sich das bemerkbar macht, zeigt ein Fall aus der Praxis: Ein Unternehmen stellte nach der Einführung einer neuen Lösung fest, dass keine Schnittstelle zur bestehenden SAP-Buchhaltung bestand, Buchungen mussten fortan manuell übertragen werden, ein vermeidbarer Mehraufwand. Eine Software, die für den Fuhrpark passt, aber an der IT-Anbindung scheitert, verzögert die Einführung meist deutlich stärker als ein Anbieter, der nicht jede Wunschfunktion mitbringt.
Was bei der Bewertung mehrerer Anbieter tatsächlich zählt
Bei der Bewertung konkurrierender Lösungen für Fuhrparkverwaltung und Flottensteuerung geht es selten allein um den Preis, sondern auch darum, wie gut sich Fahrzeugverwaltung, Führerscheinkontrolle und Fahrtenbuch verbinden lassen, wie sich bestehende Systeme wie ERP oder Telematik anbinden lassen und wie es um Zertifizierungen, Hosting-Standort und Zugriffsmanagement steht. Ein Angebot, das auf den ersten Blick 20 Prozent günstiger wirkt, kann am Ende teurer werden, wenn erst nach der Einführung auffällt, dass eine Schnittstelle zum bestehenden ERP-System fehlt und nachträglich aufwendig integriert werden muss. Wie stark die einzelnen Kriterien im jeweiligen Fall gewichtet werden, hängt von der eigenen Unternehmensstrategie ab, pauschale Checklisten tragen hier selten weit.
Wie sich die Marktrecherche verändert
Früher begann die Suche nach einer neuen Fuhrparkmanagement Software meist mit ein paar Google-Suchen, heute verschaffen sich viele Fuhrparkverantwortliche zusätzlich über KI-gestützte Suchassistenten einen ersten Überblick über Anbieter und typische Fallstricke. Das verkürzt die Recherche spürbar, ersetzt aber nicht die eigentliche Arbeit, die eigenen Anforderungen zu klären und Angebote im Detail zu vergleichen. Wer noch vor der eigentlichen Ausschreibung mehr Sicherheit will, kann einzelne Anbieter zusätzlich über ein Request for Information, kurz RFI, unverbindlich zu Technologien, Sicherheitsstandards und Implementierungszeiten befragen, ohne sich damit bereits festzulegen.
Wie aus einem ersten Überblick konkrete Anforderungen werden
Rückfragen von Anbietern während der Ausschreibung wirken oft wie reine Formsache, sind in der Praxis aber ein guter Indikator dafür, wie klar die eigenen Anforderungen tatsächlich formuliert sind. Stellen mehrere Anbieter unabhängig voneinander dieselbe Frage, deutet das meist auf eine Lücke im Anforderungskatalog hin, die sich vor der Angebotsabgabe noch schließen lässt. Oliver Riedmüller, Key Account Manager bei AZOWO, begleitet solche Ausschreibungsprozesse regelmäßig und bringt es auf den Punkt:
„Wenn mehrere Anbieter dieselbe Rückfrage stellen, ist das ein deutliches Signal für Lücken im Anforderungskatalog, und eine Chance, rechtzeitig nachzuschärfen.“ Oliver Riedmüller, COO bei AZOWO
Was nach dem Go-Live häufig unterschätzt wird
Viele Anforderungen an eine Fuhrparksoftware werden erst im laufenden Betrieb sichtbar, nicht während der Ausschreibung. Stellt ein Unternehmen später auf Elektrofahrzeuge um, kommen Ladeinfrastruktur, Reichweitenmanagement und Elektrofahrzeug-Management als neue Themen hinzu, die zu Beginn oft noch keine Rolle gespielt haben. Ähnlich verhält es sich mit Echtzeitdaten aus dem Fahrzeug: Wer bei der Ausschreibung nur an die Grundfunktionen denkt, muss bei wachsenden Anforderungen an Reporting oder Nachhaltigkeitsberichte oft nachrüsten. Es lohnt sich daher, bei der Anbieterauswahl nicht nur auf den aktuellen Bedarf zu schauen, sondern auch danach zu fragen, wie flexibel sich die Software an künftige Anforderungen anpassen lässt. Mehr dazu, wie Elektrifizierung und Echtzeitdaten den Fuhrpark verändern, zeigen die Artikel zur Umstellung auf Elektrofahrzeuge und zu Live-Daten im Fuhrpark.
Was der Leitfaden zur Ausschreibung von Flottensoftware konkret bietet
Der AZOWO Leitfaden begleitet die Ausschreibung in zwölf Schritten, von der ersten Bedarfsanalyse bis zum laufenden Betrieb nach dem Go-Live: Bedarfsanalyse & Zielsetzung, Markterkundung & Request for Information, Angebotsphase, Beantwortung von Rückfragen & Anpassung des Anforderungskatalogs, Bewertung der Anbieter über eine Bewertungsmatrix, Produktpräsentation, Nachverhandlung, finale Entscheidung, Vertrags- & Angebotsklärung, Kick-off-Meeting, Implementierungsphase sowie Go-Live mit laufender Betreuung. Zu jedem Schritt liefert der Leitfaden konkrete Leitfragen und Praxistipps, ergänzt um einen Fragenkatalog mit 50 Fragen an potenzielle Anbieter.
Fazit
Die Auswahl einer neuen Fuhrparkmanagement Software scheitert selten am Angebot des Marktes, sondern meist an der eigenen Vorbereitung: unklaren Anforderungen, fehlender Abstimmung zwischen den beteiligten Abteilungen und Kriterien, die erst während der Ausschreibung entstehen, statt vorher festzustehen. Eine strukturierte Vorgehensweise mit klar definierten Anforderungen, nachvollziehbaren Bewertungskriterien und den richtigen Fragen an die Anbieter macht den Unterschied zwischen einer Software, die zur Flotte passt, und einer, die nur in der Präsentation überzeugt.
Für alle, die die Ausschreibung jetzt konkret angehen, hat AZOWO einen praxisnahen Leitfaden mit Bewertungsmatrix und Fragenkatalog für Anbieter zusammengestellt.
Erwähnte Unternehmen im Branchenverzeichnis
AZOWO GmbH
AZOWO Mobility Cloud – die zentrale Plattform für intelligentes Flottenmanagement
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