Reduktion von Emission, ein aktiver Beitrag zum Klimaschutz und steuerliche Entlastungen für Arbeitnehmende – das sind nur einige Vorteile von Elektroautos als Dienstwagen. Dass immer mehr Unternehmen auf E-Autos bei Firmenfahrzeugen umsteigen, ist daher verständlich. Doch während Anschaffung und Nutzung von E-Dienstwagen inzwischen gut etabliert sind, stellt die Abrechnung der Stromkosten beim Laden zu Hause viele Arbeitgeber weiterhin vor Herausforderungen. Mit Blick auf neue steuerliche Vorgaben ab 2026 gewinnt das Thema zusätzlich an Relevanz. Dieser Artikel klärt, ob Sie den Firmenwagen zuhause laden können und wie die Abrechnung ab 2026 funktioniert.
Darf der Dienstwagen zu Hause geladen werden?
Die kurze Antwort lautet: Ja, Mitarbeitende dürfen ihren Firmenwagen grundsätzlich zu Hause laden. Für Beschäftigte bietet das klare Vorteile: Sie profitieren von komfortablem Laden, sind nicht auf öffentliche Ladesäulen angewiesen und können häufig zu günstigeren Strompreisen laden. Auch für Unternehmen ist das Heimladen ein wichtiger Bestandteil, wenn sie Elektromobilität im Arbeitsalltag praktikabel umsetzen möchten.
Kommt es im nächsten Schritt zur Kostenerstattung der privaten Stromkosten, gibt es für Arbeitgeber und HR einiges zu beachten.
Abrechnung der Stromkosten beim Arbeitgeber
Die für das Aufladen des Dienstwagens angefallenen privaten Stromkosten können vom Arbeitgeber erstattet werden. Bis Ende 2025 konnte dafür eine Pauschale herangezogen werden, deren Höhe vom Fahrzeugtyp (Plug-in-Hybrid oder vollelektrisch) sowie vorhandenen Lademöglichkeiten am Arbeitsplatz abhängig war.
Pauschale Erstattung (bis 31.12.2025)
Bislang konnten Organisationen ihren Mitarbeitenden mit Elektro-Firmenwagen eine Ladekostenpauschale mit der Gehaltsabrechnung auszahlen. Diese lag zwischen 15 Euro und 70 Euro pro Monat, ohne dass die Beschäftigten einen Nachweis über zu Hause angefallene Ladekosten erbringen mussten. Durch das BMF-Schreiben vom 12. November 2025 ist diese Vorgehensweise ab Januar 2026 nicht mehr zulässig. Unternehmen müssen also auf eine verbrauchsbasierte Abrechnung umstellen, wenn sie Heimladekosten weiterhin steuerfrei erstatten möchten.
Abrechnung nach tatsächlichem Stromverbrauch
Die Abrechnung auf Basis des tatsächlichen Stromverbrauchs ist nicht nur rechtlich erforderlich, sondern auch besonders fair. Statt einer Pauschale bekommt der Arbeitnehmer nun genau die Kosten erstattet, die für das Laden des Firmenfahrzeugs angefallen sind.
Damit diese Methode steuerfrei und praxistauglich umgesetzt werden kann, sind folgende Voraussetzungen notwendig:
- Nachweis der geladenen Strommenge in kWh (z. B. über Wallbox oder Fahrzeug-App)
- Transparente Grundlage für den Strompreis
- Digitale Plattform zur transparenten, einfachen und zuverlässigen Abrechnung
Der Heimlademanager von MOBIKO ist die ideale Lösung für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern auch weiterhin die Heimladekosten ihres Elektro- oder Hybridfahrzeugs erstatten möchten. Beschäftigte erfassen die Stromkosten direkt in der App, MOBIKO prüft die Daten auf Vollständigkeit und stellt sie der Lohnbuchhaltung über eine Payroll-Schnittstelle direkt zur Verfügung.
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Können die Kosten auch einfach über die Reisekostenabrechnung erstattet werden?
Die Kostenerstattung über die Reisekostenabrechnung ist nicht zu empfehlen. Sie ist häufig aufwendig, da viele manuelle Schritte notwendig sind, die den Prozess fehleranfällig machen. Außerdem sind die Heimladekosten bei dieser Methode nicht auswertbar und für Fuhrparkmanager im Nachgang nur schwer nachvollziehbar.
Besser ist eine präzise, transparente und automatisierte Lösung über digitale Tools wie den Heimlademanager von MOBIKO. Für Unternehmen bedeutet das:
- Deutlich weniger manueller Prüf- und Verwaltungsaufwand: Ladedaten, Stromtarife und Erstattungsbeträge werden automatisch berechnet und an Payroll übergeben.
- Es müssen keine Excel-Listen mehr geführt werden. Außerdem werden Belegfotos überflüssig, die sonst einzeln angefordert, geprüft und archiviert werden müssten.
- Der individuelle Stromkostenpreis der Mitarbeitenden muss nicht monatlich neu nachgewiesen werden, ist aber dennoch jederzeit als Grundlage für die Abrechnung dokumentiert.
- Keine parallelen Zahlungsströme, sondern direkte Schnittstelle mit dem Payroll-System und der entsprechenden Lohnart.
- Weniger Abstimmungsbedarf zwischen HR, Fuhrpark, Buchhaltung und Steuerberatung, da die geprüften und einheitlichen Daten allen zur Verfügung stehen.
Ermittlung des tatsächlichen Stromverbrauchs für die Abrechnung
Für eine verbrauchsbasierte Abrechnung der Heimladekosten können die Ladestrommengen entweder aus der Wallbox oder direkt aus dem Dienstwagen (z. B. über Apps der Automobilhersteller) herangezogen werden.
Gut zu wissen: Möchten Beschäftigte ihren Firmenwagen zuhause laden, ist für die Abrechnung kein eichrechtskonformer Zähler an der Wallbox notwendig, auch nicht mit der Änderung ab Januar 2026.
Bei der Abrechnung der Heimladekosten nach tatsächlichem Stromverbrauch stehen Unternehmen und HR oft vor folgenden Fragen:
Welcher Stromtarif soll herangezogen werden?
Das BMF lässt die Wahl zwischen dem individuellen Stromtarif der Mitarbeitenden und dem vom statistischen Bundesamt veröffentlichten durchschnittlichen Gesamtstrompreis. Wenn Sie den durchschnittlichen Strompreis heranziehen, kann es jedoch dazu kommen, dass Ihre Beschäftigten entweder zu hohe oder zu niedrige Beträge erstattet bekommen – je nachdem, ob ihr individueller Strompreis über oder unter dem Durchschnittswert liegt.
In beiden Fällen zeigt sich, dass die Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten sinnvoller und fairer ist. Im MOBIKO Heimlademanager laden Mitarbeitende ihren Stromvertrag hoch, die Erstattungsbeträge werden je Mitarbeiter berechnet und direkt an Payroll übergeben.
Wie kann beim Heimladen zwischen Dienstfahrzeug und privatem E-Auto unterschieden werden?
Der Arbeitgeber darf nur die Kosten steuerfrei erstatten, die für das Laden des Dienstwagens anfallen. Werden auch privat genutzte Elektrofahrzeuge an der Wallbox geladen, ist eine eindeutige Trennung erforderlich. Das gelingt in der Praxis durch RFID-Chips, Nutzerprofile oder fahrzeugspezifische Ladedaten.
Wie kann die Abrechnung so effizient und automatisiert wie möglich gestaltet werden?
Eine digitale und integrierte Plattform bietet Mitarbeitenden eine einfache Nutzung und stellt HR alle Daten pünktlich, vollständig und übersichtlich im Abrechnungssystem zur Verfügung. So stellen Sie sicher, dass die Erstattung der Heimladekosten transparent, zuverlässig und nachvollziehbar erfolgt. Auch im Fall einer Betriebsprüfung finden Unternehmen im MOBIKO Heimlademanager alle erforderlichen Nachweise und Dokumentationen.
So lösen Unternehmen die Abrechnung der Heimladekosten in 2026
Der Heimlademanager ist für Organisationen ein verlässliches Tool, das die Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch von Heimladekosten ermöglicht und die Vorgaben aus dem BMF-Schreiben ab Januar 2026 umsetzt.
Payroll Manager können Kosten steuerfrei, ohne Papierkram und ohne manuelle Verarbeitung über die Gehaltsabrechnung erstatten. Für Fuhrpark-Verantwortliche bedeutet der Heimlademanager eine exakte Nachvollziehbarkeit der Daten, rechtssichere Dokumentation und Entlastung der Schnittstellen. Unternehmen profitieren von Zeit- und Kostenersparnis sowie einer zukunftssicheren Lösung für Elektromobilität.
Sie haben noch Fragen? Sprechen Sie uns an und wir klären, wie wir die Neuerungen des BMF ab 2026 in Ihrem konkreten Fall umsetzen können.
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Zielstattstraße 19, München, Deutschland
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