Einführung von Fuhrparksoftware im Unternehmen: Datenschutz und rechtliche Grundlagen

Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem Einsatz spezialisierter Software im betrieblichen Umfeld wird die Verwaltung von Fuhrparks zunehmend effizienter. Jedoch bringt die Einführung einer neuen Fuhrparksoftware im Unternehmen auch erhebliche datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich.

Verarbeitung personenbezogener Daten und Rechtsgrundlage

Bevor eine neue Software im Unternehmen eingesetzt wird, ist eine grundlegende Überprüfung erforderlich, ob und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Essenziell ist hierbei die Klärung der Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. Es ist zu unterscheiden zwischen „normalen“ personenbezogenen Daten und „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“, wie beispielsweise Gesundheitsdaten.

Der Verarbeitungszweck der personenbezogenen Daten muss klar definiert sein und eine rechtliche Grundlage haben. Hierbei ist unter anderem sicherzustellen, dass die Datenverarbeitung erforderlich und verhältnismäßig ist. In der Praxis erweist es sich häufig als nachteilig, die Einwilligung der Betroffenen als Rechtsgrundlage heranzuziehen. Für die Einholung und Dokumentation der Einwilligung ist sowohl ein erhöhter Verwaltungsaufwand notwendig als auch besteht die Gefahr, dass eine Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann. Dies kann zu erheblichen Störungen im Betriebsablauf führen. Deshalb ist es sinnvoll hier mit professionellen Partnern und Lösungen zu arbeiten.

Einbindung von Dritten und Datenweitergabe

Ein weiterer zentraler Aspekt der datenschutzrechtlichen Konformität einer Fuhrparksoftware betrifft die Einbindung von Dritten. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn ein externer Dienstleister bestimmte Aufgaben, wie zum Beispiel die Führerscheinkontrolle oder die Fahrerunterweisung, übernimmt oder die Software für die Halteraufgaben zur Verfügung stellt. Hierbei handelt es sich im Regelfall um eine Auftragsverarbeitung. Die Anforderungen an die Auftragsverarbeitung beinhalten unter anderem den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages, der die Pflichten und Verantwortlichkeiten der beteiligten Parteien regelt und sicherstellt, dass der Datenschutz gewahrt wird.

Datenschutz by Design und datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Ein erhöhter Datenschutzstandard kann auch durch die Auswahl einer Software erreicht werden, die datenschutzkonform entwickelt wurde. Der Grundsatz „Privacy by Design“ erfordert, dass Datenschutz von Anfang an in die Entwicklung einer Software integriert wird. Dies schließt datenschutzfreundliche Voreinstellungen ein. Beispielsweise zeigt die Softwarelösung von DriversCheck, wie der Datenschutz von Beginn an berücksichtigt werden kann. Der Kontrollalgorithmus bei der Führerscheinkontrolle nutzt nur die minimal notwendigen Daten, was den Datenschutzniveau erheblich erhöht. Die wenigen Daten, die die DriversCheck App hier erhebt, werden ausschließlich an sichere Daten in Deutschland übermittelt. So geht Datenschutz in Best Practice.

Fazit

Bei der Einführung neuer Fuhrparksoftware im Unternehmen ist die sorgfältige Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Aspekte unerlässlich. Von der Festlegung der Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung über die Berücksichtigung der Einbindung von Dritten bis hin zur Auswahl datenschutzkonformer Softwarelösungen müssen alle Schritte sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Durch die Beachtung dieser Faktoren kann nicht nur die rechtliche Sicherheit erhöht, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten gestärkt werden. Von daher ist es für Unternehmen notwendig sich vor der Einführung ausführlich damit zu beschäftigen, wie sich die einzelnen Anbieter in Bezug auf den Datenschutz am Markt positioniert.