Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 haben sich die Anforderungen an den Datenschutz in Unternehmen signifikant verschärft, insbesondere in Bereichen wie dem Fuhrpark, wo zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese Daten umfassen nicht nur Führerscheinkontrollen und Fahrzeugnutzungsdaten, sondern auch Daten wie das Fahrverhalten, das durch Telematiksysteme erfasst werden kann.
Die DSGVO fordert von Unternehmen eine ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen zur Datenerhebung und -verarbeitung, eine zweckgebundene Verwendung der Daten und effektive Schutzmaßnahmen gegen unautorisierten Zugriff. Die Praxis zeigt, dass insbesondere die Einwilligungserklärungen und die datensichere Speicherung von Informationen Herausforderungen darstellen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den vorgesehenen Zweck notwendig sind und dass sie nach Erfüllung dieses Zwecks oder auf Antrag der Betroffenen auch wieder gelöscht werden.
Darüber hinaus spielt die Datenminimierung eine entscheidende Rolle. Laut dem Gesetz darf nur die minimale Menge an Daten erhoben werden, die auch zur Erfüllung des festgelegten Zwecks unbedingt notwendig ist. Dies betrifft beispielsweise die Daten, die bei der Führerscheinkontrolle erhoben werden. Darunter fallen die Führerscheinnummer, das Geburtsdatum und vor allem auch die Abbildung der Mitarbeitenden. Bei der Führerscheinkontrolle sollte somit in jedem Fall auf die Speicherung dieser unnötigen Informationen verzichtet werden.
Digitale Lösungen zur Einhaltung der Halterpflichten
Moderne digitale Lösungen wie die elektronische Führerscheinkontrolle bieten verschiedene Möglichkeiten, die Datenverarbeitung effizienter und konformer zu gestalten. Solche Systeme ermöglichen eine fälschungssichere Verifizierung der Führerscheine und bieten zeitgleich den Komfort von mit wenig Aufwand die Führerscheine zu überprüfen und ohne das persönliche Erscheinen jedes einzelnen Mitarbeiters. Das spart nicht nur Geld, sondern auch viel Papierkram.
Hier gibt es verschiedene Anwendungen, die den Führerschein prüfen können, dabei jedoch auf verschiedene Methoden setzen. Während viele Anbieter Bilddaten zur Verifizierung speichern oder zur Auswertung an Server senden, setzten die Experten von DriversCheck auf einen anderen Ansatz. So wird der Führerschein durch einen Kontrollalgorithmus optisch abgetastet und die Prüfmerkmale werden geprüft. Es erfolgt keine Bildaufnahme, oder Speicherung, sodass die Verarbeitung der Führerscheinkontrolle auf dem Endgerät stattfindet. Damit gilt die Prüfmethode als Vorreiter mit Blick auf den Datenschutz.
Auch die Siegelmethode ist eine sichere Art die Führerscheine zu kontrollieren, da die Prüfmerkmale in einem QR-Code hinterlegt sind. Allerdings ist diese mit viel Aufwand und Kosten verbunden: Die Siegel müssen an jeden Mitarbeitenden versendet werden, diese müssen diese aufbringen und die jeweiligen Siegel müssen durch den Fuhrparkleitenden im System hinterlegt werden.
Einsatz von künstlicher Intelligenz im Fuhrpark
Ein weiterer Ansatz bietet die Führerscheinkontrolle durch eine KI (Künstliche Intelligenz. Deren Einsatz im Fuhrpark bringt neben Vorteilen jedoch auch viele datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich. KI-Systeme können große Datenmengen analysieren, um den Betrieb effizienter zu gestalten. Der Umgang mit diesen Daten ist jedoch kritisch, da die KI darauf angewiesen ist, aus den gesammelten Informationen zu lernen.
Die Folge ist, dass oftmals eine große Menge personenbezogener Daten ohne Zustimmung der Betroffenen erhoben, gespeichert und analysiert werden. Die Vorteile von KI, wie die Fähigkeit, Datenmuster zu erkennen und zu analysieren, sind unbestritten. Doch die Speicherung und Verarbeitung solcher sensiblen Daten bedeutet auch, dass Unternehmen vorsichtig sein müssen, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen.
Anbieter solcher Lösungen sollten sich darauf konzentrieren, Transparenz über die Verwendung von KI zu schaffen und die Einwilligung der Betroffenen zu erhalten. Klare Richtlinien, regelmäßige Überprüfungen und die Implementierung von technischen und organisatorischen Maßnahmen können dazu beitragen, die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Vorteile von KI optimal zu nutzen.
Datenschutzverstöße können schwerwiegende Konsequenzen haben, darunter zählen hohe Geldstrafen und ein Verlust des Vertrauens der Mitarbeiter. Diesen Konsequenzen sollte sich jeder Fuhrparkverantwortliche bewusst sein und sich vor dem Einsatz einer App zur Führerscheinkontrolle mit den Compliance Regeln seines Unternehmens, sowie der Regeln der DSGVO auseinandersetzen. Denn nur so bleibt das Unternehmen rechtlich abgesichert und die Daten ihrer Mitarbeitenden bestens geschützt.
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