Car Policy für Elektrofahrzeuge: Das sollten Sie beachten

Die Einführung von Elektrodienstwagen ist für viele Unternehmen ein wesentlicher Schritt in Richtung zukunftsweisender und nachhaltiger Mobilität. Neben ökologischen Effekten wirkt sich Elektromobilität auch positiv auf das Image sowie die Arbeitgeberattraktivität aus. Ob Sie Ihre Firmenwagenflotte schrittweise um Elektrofahrzeuge erweitern oder vollständig auf Elektromobilität umstellen möchten: In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei einer Car Policy für Elektrofahrzeuge ankommt, welche Besonderheiten zu berücksichtigen sind und warum regelmäßige Aktualisierungen entscheidend sind.

Das Wichtigste in Kürze

Verfügt ein Unternehmen über Elektrofahrzeuge im Fuhrpark, sind spezifische Regelungen in der Car Policy erforderlich.
Eine E-Car Policy kann in die bestehende Car Policy integriert oder als separate Richtlinie ausgestaltet werden.
Änderungen bei Lademöglichkeiten, Gesetzen oder internen Prozessen sollten regelmäßig geprüft und in der E-Car Policy aktualisiert werden.
Besonderheiten: Auswahl geeigneter Fahrzeughersteller (auch unter Berücksichtigung des Datenschutzes), Abrechnung von Heimladekosten, Sicherheitsunterweisung aufgrund spezieller Gefahren bei E-Autos

Was regelt eine E-Car Policy?

Bei einer Car Policy handelt es sich um eine Dienstwagenordnung, die alle Regelungen rund um die Auswahl, Nutzung und Haftung von Firmenfahrzeugen beinhaltet. Sie enthält Regeln und Pflichten für das Unternehmen sowie für alle dienstwagenberechtigten Personen in der Organisation.

Im Vergleich zur Dienstwagenrichtlinie für den allgemeinen Fuhrpark geht die Car Policy für Elektrofahrzeuge genauer auf die Besonderheiten von Elektrodienstwagen ein. Insbesondere die Themen Ladestationen und Lademöglichkeiten, die Auswahl der Fahrzeuge (rein elektrisch oder Hybrid) sowie die technischen Voraussetzungen machen eine gesonderte Betrachtung der Elektromobilität im Fuhrparkmanagement notwendig.

Sie können die E-Car Policy in Ihre bestehende Dienstwagenordnung integrieren oder separat aufsetzen. Welche Option für Sie besser geeignet ist, hängt von der Größe Ihres Fuhrparks, dem Anteil an Elektrofahrzeugen in Ihrer Flotte sowie der strategischen Bedeutung von Elektromobilität in Ihrem Unternehmen ab.

Wichtig: Eine Car Policy ersetzt nicht den Dienstwagenüberlassungsvertrag, in dem individuelle Punkte und Regeln je Mitarbeitendem und Fahrzeug festgehalten sind.

Wie Sie eine allgemeine Car Policy erstellen, lesen Sie in diesem Beitrag: Car Policy im Unternehmen – Inhalte, Ziele, rechtliche Aspekte und Tipps zur Umsetzung

Wesentliche Inhalte der Car Policy für Elektrofahrzeuge

Im Folgenden gehen wir auf die wesentlichen Inhalte und Besonderheiten ein, die eine Car Policy für Elektrofahrzeuge zu einer Dienstwagenrichtlinie für Verbrennerfahrzeuge unterscheidet. Diese Abweichungen beginnen bereits bei der Auswahl der passenden Fahrzeuge und ziehen sich über die Nutzung hinweg bis zur Fahrzeugrückgabe und dem Umgang mit Schäden. Aus diesem Grund ist es wichtig, gesonderte Regelungen für Elektrofahrzeuge in einer Car Policy festzuhalten.

Auswahl der Elektrofahrzeuge

Definieren Sie, welche Fahrzeugtypen als Elektrodienstwagen grundsätzlich zur Verfügung stehen. In Ihrer E-Car Policy sollte festgelegt sein,

welche Fahrzeugmarken und -modelle zur Auswahl stehen,
welche Ausstattungsvarianten möglich sind,
wie hoch der Kaufpreis bzw. die Leasingrate maximal sein darf,
welche Vorgaben zu Reichweite oder Batterieleistung eingehalten werden sollen.

Darüber hinaus können Sie festlegen, ob für bestimmte Personengruppen im Unternehmen (z. B. nach Position oder Leitungsfunktion) unterschiedliche Budgets gelten sollen.

Praxis-Tipp: Elektrofahrzeuge erfassen eine Vielzahl sensibler Daten, z. B. Standorte, Nutzungsprofile, Informationen aus Smartphone-Kopplungen oder optische Daten durch Innenraumkameras. Bei der Festlegung auf Fahrzeugmarken sollten sich Unternehmen also mit der Datenschutzerklärung der Automobilhersteller vertraut machen und sich darüber informieren, wo die Daten gespeichert werden.

Lademöglichkeiten und Umgang mit Ladekosten

Während die Abrechnung von Kraftstoffkosten bei Verbrennern vergleichsweise einfach ist, erfordert Elektromobilität deutlich detailliertere Regelungen.

Folgende Fragen sollten eindeutig beantwortet werden:

Sind Lademöglichkeiten für Elektrodienstwagen am Firmenstandort geplant? Steht genügend Platz für Ladestationen am Firmenstandort zur Verfügung? Wer hat darauf Zugriff und sollen auch private E-Autos geladen werden können?
Dürfen E-Autos des Unternehmens grundsätzlich an der privaten Wallbox der Nutzenden geladen werden oder müssen öffentliche Ladesäulen genutzt werden?
Wie werden die tatsächlichen Ladedaten korrekt an Payroll übertragen? Gibt es ein automatisiertes System, das alle rechtlichen und technologischen Anforderungen erfüllt?
Welcher Strompreis wird zur Erstattung der Heimladekosten herangezogen? Der durchschnittliche Gesamtstrompreis des Statistischen Bundesamtes oder der individuelle Stromtarif der Mitarbeitenden?

Praxis-Tipp: Die Abrechnung der Heimladekosten lösen Sie am einfachsten mit dem MOBIKO Heimlademanager. Dieser bietet Ihnen eine flexible Möglichkeit, tatsächlich angefallene Ladekosten steuerfrei an Ihre Mitarbeitenden zu erstatten. Alle aktuellen Infos zur Kostenerstattung finden Sie außerdem hier: Firmenwagen zuhause laden – So funktioniert die Abrechnung von Heimladekosten

Fahrsicherheit

Übergeben Sie Ihren Mitarbeitenden einen Dienstwagen, ist eine gültige Fahrerlaubnis des Nutzenden sowie eine Fahrerunterweisung verpflichtend. Am besten prüfen Sie die Führerscheine aller Personen, die Dienstwagen nutzen, zweimal jährlich und führen die Fahrerunterweisung einmal pro Jahr durch. Halten Sie in der Dienstwagenordnung für Elektrofahrzeuge außerdem fest, dass elektrospezifische Sicherheitsaspekte Teil der Unterweisung sind. Darunter fallen beispielsweise das Beschleunigungs- und Bremsverhalten, das bei Elektrofahrzeugen anders ist als bei Verbrennern, sowie der Umgang mit Bränden und die Brandgefahr bei Unfällen.

Praxis-Tipp: Wenn Sie elektrisch betriebene Poolfahrzeuge einsetzen, die von unterschiedlichen Personen – auch nur gelegentlich – gefahren werden, sollte vor der ersten Nutzung eine Einweisung in das veränderte Brems- und Fahrverhalten erfolgen.

Haftung und Schäden

Vor allem bei unsachgemäßer Handhabung des Elektrodienstwagens können Schäden am Fahrzeug entstehen. Integrieren Sie deshalb klare Haftungsregelungen und klären Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend auf. Außerdem sollte die E-Car Policy regeln, wie Fahrende bei Unfällen und fahrlässigem Verhalten haften.

Praxis-Tipp: Führen Sie eine spezielle Unterweisung für Elektrodienstwagen bei der Übergabe des Firmenfahrzeugs durch und schulen Sie Nutzende zu den Besonderheiten bei Elektromobilität. So beugen Sie Unfällen und Schäden durch falsche Bedienung am besten vor.

Fazit und Zukunftsausblick – E-Car Policy für Unternehmen

Dass das Thema der Elektromobilität in Unternehmen auch weiterhin an Relevanz und Beliebtheit gewinnen wird, haben wir bereits eingangs erwähnt. Aus diesem Grund ist auch das Thema einer Car Policy für Elektrofahrzeuge von zentraler Bedeutung und wird auch in Zukunft wichtig für HR, Geschäftsleitung und Fuhrparkmanagement sein.

Elektrofahrzeuge werden sich weiterentwickeln und verbessern, was gleichermaßen Auswirkungen für Halter und Nutzer haben kann. Aus diesem Grund sollten Unternehmen ihre E-Car Policy stetig überarbeiten und anpassen. Prüfen Sie die Dienstwagenordnung in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität und nehmen Sie relevante Änderungen für Ihren Fuhrpark mit auf.