In der Welt des Fuhrparkmanagements bedeuten eine verzögerte Schadenregulierung oder eine verpasste Inspektion nicht nur zusätzliche Kosten – sie können ganze Abläufe zum Stillstand bringen. Für Unternehmen wie expertum, einen deutschlandweit tätigen Personaldienstleister mit mehr als 100 Fahrzeugen, war diese Realität lange Zeit eine schmerzhafte Lektion. Immer wieder führten manuelle Prozesse und fehlende Transparenz zu hohen Kosten, Verzögerungen im Ablauf und erhöhtem Arbeitsaufwand. Das änderte sich, als das Unternehmen beschloss, die digitale Transformation mithilfe von motum anzugehen.
Die Ausgangslage: Zwischen Komplexität und Unübersichtlichkeit
Seit mehr als 30 Jahren steht expertum für die Vermittlung qualifizierter Fach- und Führungskräfte in der Industrie. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch die Komplexität des eigenen Fuhrparks. Mehr als 100 Fahrzeuge, verteilt auf zahlreiche Standorte, mussten effizient gemanagt werden – eine Herausforderung, die das Fuhrparkmanagement-Team zunehmend an seine Grenzen brachte.
Nicole Kuhlmann, Managerin für Fuhrpark und Facility bei expertum, beschreibt die damalige Situation: „Wir arbeiteten mit riesigen Excel-Tabellen und manuellem Schadenmanagement. Das war nicht nur zeitaufwendig, sondern führte häufig zu Missverständnissen zwischen den Abteilungen.“
Die Pflege der Fahrzeugdaten und Schadenmeldungen in Excel war extrem fehleranfällig und unübersichtlich. Je mehr Datensätze hinzugefügt wurden, desto schwieriger war es, den Überblick zu behalten. Vertragsdaten wie HU, AU oder der Zeitpunkt der Leasingrückgabe konnten nicht adäquat in Excel dargestellt werden, was oft zu Verwirrung und Missverständnissen führte. Eine datenbasierte Analyse, wie die automatische Überprüfung von Kilometerständen oder die Dokumentation von Unfällen, war nahezu unmöglich. Die Kommunikation mit FahrerInnen und Versicherungen gestaltete sich ebenfalls sehr zeitaufwendig, da Kostenvoranschläge oft manuell eingeholt werden mussten und der aktuelle Status eines Fahrzeugs schwer nachvollziehbar war. Daraus resultierten oft Verzögerungen in der Schadenabwicklung, fehlende Transparenz bei Wartungsintervallen und die mangelnde Übersicht über Leasingrückgaben – all das summierte sich zu einer administrativen Herkules-Aufgabe.
Der Wandel beginnt: Digitalisierung des Schadenmanagements
Die Lösung kam in Form der digitalen Plattform von motum, einer All-In-One-Lösung für operatives Fuhrparkmanagement. expertum stieß auf die webbasierte Softwarelösung, als sich das Unternehmen auf die Suche nach einem System machte, das nicht nur die alltäglichen Prozesse im Schadenmanagement vereinfachen, sondern auch schnell implementiert werden konnte. „Was uns sofort überzeugte, war die Einfachheit und zugleich die Leistungsfähigkeit der Plattform“, erklärt Kuhlmann. Innerhalb kurzer Zeit war die Software implementiert, und die ersten positiven Effekte ließen nicht lange auf sich warten.
Der größte Vorteil: Die vollständige Digitalisierung des Schadenmanagements. FahrerInnen können nun direkt vor Ort Schäden über die App melden; motum übernimmt die Koordination zwischen Werkstätten und Versicherungen. „Früher bedeutete jede Schadenmeldung eine endlose Kette an E-Mails und Telefonaten“, erzählt Kuhlmann. „Heute läuft alles automatisch und transparent ab. Wir haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Status jedes Fahrzeugs.“ Durch die Einführung von motum hat Frau Kuhlmann als Fuhrparkleiterin nun den aktuellen Flottenzustand und Prozessstatus jederzeit live im Blick. Sie kann Reparaturen per Klick freigeben und bei Bedarf sofort eingreifen. Zusätzlich erleichtert die umfassende Datenbasis, die durch die detaillierten Schadenmeldungen und Analysen bereitgestellt wird, ihre Entscheidungsfindung und ermöglicht die Planung weiterer Maßnahmen wie proaktive Instandhaltungen oder Mitarbeiterschulungen. Die einfache und schnelle Kommunikation mit allen Beteiligten, inklusive Werkstätten und Versicherungen, wird ebenfalls vollständig durch motum übernommen. Dies bedeutet für das Team nicht weniger als eine Revolution – ein radikaler Wandel weg von papierlastigen Prozessen hin zu einem digitalisierten, effizienten und verlässlichen Schadenmanagement.
Effizienzgewinne auf mehreren Ebenen: Digitalisierte Fahrzeugkontrollen
Neben dem Schadenmanagement digitalisierte das System auch die bei Fahrzeugübergaben und Fahrerwechseln anfallenden Fahrzeugkontrollen. „Früher war es ein enormer Aufwand, die Übergabeformulare korrekt auszufüllen“, erklärt Kuhlmann. „Papierformulare waren anfällig für Fehler, und oft fehlte die Dokumentation der Schäden, was zu hohen Rückgabekosten führte.“ Mit der Einführung von motum gehört das der Vergangenheit an. Digitale Checklisten machen den Prozess nicht nur einfacher, sondern auch genauer und transparenter.
Durch die nahtlose Integration der Schadensdokumentation mit Fotoaufnahmen ermöglicht die App eine lückenlose Zuordnung von Schäden zu den jeweiligen FahrerInnen. Dies ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, Verantwortung für unentdeckte Schäden klar zuzuweisen. „Dank der Fotodokumentation und der digitalen Checklisten haben wir heute ein viel klareres Bild vom Zustand unserer Fahrzeuge“, betont Kuhlmann. „Das spart uns nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Missverständnisse und zusätzliche Kosten.“ Die App unterstützt zudem die automatische Erinnerung an regelmäßige Wartungs- und Inspektionsintervalle.
Schadenprävention durch Schulung und Technologie
Doch die digitale Transformation erfordert mehr als nur die Einführung neuer Technologien – es geht darum, Menschen mitzunehmen. Durch die detaillierten Analysen von motum sehen die Verantwortlichen im Fuhrparkmanagement genau, in welchen Situationen die meisten Schäden entstehen.
„Diese Erkenntnisse ermöglichen es uns, gezielte Schulungen anzubieten und unsere FahrerInnen besser auf kritische Fahrsituationen vorzubereiten“, erklärt Kuhlmann. motum unterstützte das Onboarding zudem durch Webinare und interaktive Schulungen, wodurch sichergestellt wurde, dass die FahrerInnen nicht nur die App verstanden, sondern auch deren Potenzial voll ausschöpfen konnten. Zusätzlich wurden neue Technologien wie Rückfahrkameras oder Sensoren als Pflichtausstattung der Flotte eingeführt, um das Risiko von Schäden weiter zu minimieren. „Es war uns wichtig, dass alle im Team die Vorteile der Digitalisierung erkennen und aktiv mitgestalten“, erläutert sie.
Langfristige Vorteile: Die Zukunft des Fuhrparkmanagements bei expertum
Nicole Kuhlmann blickt heute auf eine äußerst erfolgreiche Implementierung zurück. Die Zahlen sprechen für sich: „Dank motum konnten wir unsere administrativen Abläufe um 30 Prozent reduzieren und unsere Reparaturkosten um beeindruckende 43 Prozent senken. Wir sind jetzt jederzeit auskunftsfähig und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf unserer Prozesse.“ Was für expertum als Lösung für ein komplexes Problem begann, hat sich zu einer Erfolgsgeschichte entwickelt, die das gesamte Unternehmen nachhaltig beeinflusst hat.
Denn die digitale Transformation im Fuhrparkmanagement hat expertum nicht nur geholfen, bestehende Probleme zu lösen – das Projekt hat auch eindrucksvoll gezeigt, wie Digitalisierung in der Praxis aussehen kann: effizient, transparent und anwenderfreundlich. „Die Digitalisierung ist heute unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Prozesse nachhaltig zu optimieren“, betont Kuhlmann. „Durch den Einsatz moderner Technologien konnten wir nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch eine zukunftssichere Grundlage für weiteres Wachstum schaffen. Die positiven Effekte sind schon jetzt deutlich spürbar, und wir sind überzeugt, dass wir in Zukunft noch mehr davon profitieren werden.“
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