Kollegen automatisiert an Termine erinnern, Nachweise digital einholen, alles an einem Ort verwalten – die neue Funktion von LapID macht genau das möglich. Der Vorher-Nachher-Vergleich zeigt, wie es geht: automatisiert, transparent und ohne Excel-Chaos.
Die Ausgangssituation: Viele Fristen, wenig Struktur
Die festen Routinen im Fuhrparkmanagement: Fristen prüfen, Mails beantworten, Dokumente einfordern. Zwischen Excel-Listen, Kalendern und Erinnerungen verliert sich leicht der Überblick. Fuhrparkmanager jonglieren täglich mit Dutzenden Terminen, Aufgaben und Pflichten. Aus Routineaufgaben werden zeitraubende Sonderfälle, aus Pflichten potenzielle Risiken. Ein großer Teil der Arbeitszeit fließt in Telefonate, E-Mail-Ketten und das Nachhalten von Listen – Prozesse, die wenig Fortschritt bringen, aber viel Aufmerksamkeit fordern. Mit zunehmender Fuhrparkgröße wächst der Druck, den Überblick zu behalten.
„Unsere Fuhrparkkunden wollen keine weitere To-do-Liste, sie wollen Ruhe mit System. Mit “Aufgaben und Terminen für Personen” reduzieren wir den manuellen Aufwand spürbar und schaffen Verlässlichkeit – von der Erinnerung bis zum Nachweis.”
Jörg Schnermann
CEO LapID
Die Lösung: Aufgaben und Termine mit dem
LapID System verwalten
Ganz anders sieht es mit LapID und der neuen Erweiterung “Aufgaben und Termine für Personen” aus. Damit verwandeln Fuhrparkmanager verstreute Pflichten in klare Workflows
Einmalig oder wiederkehrend angelegt und rechtssicher dokumentiert. Typische Szenarien im Fuhrpark lassen sich mit wenigen Klicks per Vorlage erstellen:
• ADR-Schein, Staplerschein oder Personenbeförderungsschein nachweisen: Der Fahrer erhält automatisch Erinnerungen per E-Mail und/oder SMS und lädt den Nachweis via Smartphone hoch.
• Fahrerkarte verlängern: Ihre Fahrer erhalten die Erinnerung, beantragen eine Verlängerung der Karte und reichen im Anschluss Aufnahmen der neuen Fahrerkarte ein.
• Fahrsicherheitstraining terminieren: Ein Fahrer erhält die Aufgabe einen Termin für ein Fahrsicherheitstraining zu vereinbaren und lädt anschließend die Teilnahmebestätigung hoch.
Der Ablauf in vier einfachen Schritten
Fuhrparkverantwortliche wählen einen Mitarbeiter aus und weisen ihm eine Aufgabe oder einen Termin (via Vorlage oder selbst erstellt) zu.
Sie legen Intervall, Fälligkeit und erforderliche Informationen fest.
Der Mitarbeiter bekommt klare Anweisungen direkt per E-Mail und kann Informationen bestätigen, Daten per Texteingabe übermitteln oder Nachweise hochladen.
Fuhrparkmanager können dann Texteingaben und Datei-Uploads überprüfen, bevor sie als abgeschlossen protokolliert werden.
Jede Aktion wird rechtssicher dokumentiert. Im Hintergrund sorgen Workflows dafür, dass aus einer Erinnerung ein verbindlicher Prozess wird – mit Eskalationen, bevor Aufgaben zeitkritisch werden.
Mehr Übersicht, weniger Aufwand im Alltag
Mit der neuen Funktion läuft die Kommunikation, ohne dass Fuhrparkmanager ständig nachfassen müssen. Aufgaben werden automatisiert verschickt – digital, verständlich und nachweisbar.
Fahrer erhalten rechtzeitig Erinnerungen und laden ihre Dokumente direkt mit dem Smartphone hoch. Zuverlässigkeit durch direkte Prozesse.
Das Dashboard zeigt sofort, wo Handlungsbedarf besteht: welche Aufgaben überfällig sind, welche überprüft werden müssen und welche erledigt sind.
So sind Fuhrparkverantwortliche einfach sicher unterwegs.
„Bei der Entwicklung standen für uns drei Dinge im Mittelpunkt: erstens die einfache Erstellung in wenigen Minuten, zweitens die mobile Nutzung für Fahrer und drittens die Rechtssicherheit durch saubere Nachweise und transparente Historie. Das Ergebnis ist ein System, das sich dem Alltag
unserer Kunden anpasst – nicht umgekehrt.“
Tim Wiersdörfer
Head of Product Management
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