Ein Gastbeitrag von KEMAS im FLEETMAG 4
WARUM HÄNDISCH, WENN ES AUCH AUTOMATISIERT GEHT?
Was man von einem professionellen Flottenmanagement erwarten kann
Die Anforderungen und Aufgaben von Fuhrparkverantwortlichen erhöhen sich ständig. Sie sind nicht nur für die Fahrzeugbeschaffung, Wartung und Reparatur zuständig, sondern müssen sich auch um die Nutzer und deren Mobilität kümmern. Kostenoptimierung und Effizienz stehen dabei auf der Wunschliste ganz oben. Das erreicht man aber weniger mit händisch auszufüllenden Exceltabellen und Unterschriftenzettel. Was muss also ein professionelles Flottenmanagement heute alles können, um die Arbeitsbelastungen der Mitarbeitenden und die Kosten gleichermaßen zu senken?
Ein System für alle Aufgaben
Viele Fuhrparkleiter wollen nicht verschiedene Tools im Arbeitsalltag verwenden, sondern nur ein System, in dem alle Daten passgenau und vor allem revisionssicher vorliegen und ausgewertet werden können. In einer digitalen Fahrzeugakte können z. B. alle Daten von Kaufpreis über Reparaturen bis hin zur Nutzung gespeichert werden. Damit hat man jeder Zeit die Kosten der Fahrzeuge im Blick und keine doppelte Datenpfl ege. Ein übersichtliches Dashboard zeigt in einer Ansicht alle relevanten Fuhrparkkennzahlen und Reports. Auch eine Terminverwaltung für Reifenwechsel oder Wartungsintervalle entlastet erheblich und erinnert automatisch an alle wichtigen Termine.
Individuelle Erweiterungen
Je nach Bedarf sollte das System erweiterbar sein. Digitale Fahrtenbücher und eine elektronische Führerscheinkontrolle sollten genauso zum Programm gehören wie die Telematikfunktion. Der Verwaltungsaufwand wird dadurch enorm gesenkt und rechtliche Vorgaben wie revisionssichere Kontrolle im Rahmen der Halterhaftung § 21 StVG genau ein halten. Fahrer und Fuhrparkverantwortlicher werden zum nächsten Kontrolltermin automatisch benachrichtigt.
Alle Mitarbeitenden ins Boot holen
Nachdem ein passendes System ausgesucht worden ist, gilt es alle direkt beteiligten Mitarbeitenden aus den Fachbereichen, Facilitymanager, die IT, den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten mit einzubeziehen. Eine Person sollte ständig für das Projekt zuständig sein und erster Ansprechpartner für den ausgewählten Dienstleister. Nur durch eine klare Kommunikation mit den Mitarbeitenden werden weitreichende Probleme in der Zukunft vermieden.
Und jetzt?
Mit der „Fleet&Easy“ Lösung von KEMAS erhalten Sie Ihr passgenaues System. Sie können es nach Ihren Anforderungen erweitern, zahlen aber immer nur das, was Sie wirklich benötigen. Sprechen Sie uns gern an. Wir zeigen Ihnen, wie sie mit nur einem System Ihren Fuhrpark meistern.
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