Fuhrparkmanagement: Dienstleister für Deine Flotte finden

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Fuhrparkmanagement: Dienstleister für Deine Flotte finden

Firmenfahrzeuge sind ein wichtiger Bestandteil in Unternehmen und ein wirksames Motivationsinstrument für Mitarbeitende. Doch der Fuhrpark ist auch ein erheblicher Kostenfaktor, der die Ausgaben in die Höhe treibt. Werkstattrechnungen, Minderwertnachforderungen bei der Fahrzeugrückgabe und kaum nachvollziehbare Verwaltungskosten sind gute Beispiele für unterschätzte Ausgaben bei der Firmenflotte. Unser Online-Verzeichnis zeigt Dir zahlreiche Dienstleister für Fuhrparkmanagement. Wähle aus den verfügbaren Anbietern Dein ideales Partnerunternehmen, um Dein zukünftiges Fuhrparkmanagement kosteneffizient und clever zu gestalten.

Flottenmanagement Definition: Was macht ein Fuhrparkmanager?

Das Fuhrparkmanagement – auch Fuhrparkverwaltung genannt – beschreibt die Verwaltung einer Fahrzeugflotte in einem Unternehmen. Folgende Aufgaben muss ein Fuhrparkmanager übernehmen:

– Organisieren von Wartung und Reparatur
– Routenplanung
– Beachtung und Einhaltung rechtlicher Vorschriften wie z. B. Führerscheinkontrolle
– Führung und Verwaltung von Fahrzeugakten wie z. B. Kauf- und Leasingverträge sowie Versicherungsunterlagen
– Überprüfung der Versicherungsverträge
– Führung der Fahrtenbücher und Kontrolle bzw. Überwachung des Tankverhaltens

Darüber hinaus stellt sich sowohl bei einzelnen Firmenwagen als auch bei Flottenfahrzeugen die Frage der Versteuerung im Hinblick auf den geldwerten Vorteil bei einer möglichen Privatnutzung. Auch diese Aufgabe übernimmt der Fuhrparkmanager.

Beiträge zum Thema Fuhrparkmanagement

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Interview mit Alexander Hess von TraXall

Fuhrparkmanagement-Leistungen für Ihre Firmenflotte

Flottenmanagement-Anbieter betreuen Deinen Fuhrpark in der Regel über die gesamte Nutzungsdauer hinweg. Außerdem zeichnet professionelle Fuhrparkmanagement-Dienstleister aus, dass nach individuellem Bedarf nur einzelne oder einige Elemente des Dienstleistungsspektrums in Anspruch genommen werden können. Folgende Bereiche können das Fuhrparkmanagement wesentlich effizienter aussehen lassen:

Mobilitätsbeschaffung: Gestaltung, Abschluss der Leasing- und Kaufverträge sowie Verhandlungen, Kündigungen und Vertragsanpassungen.
Versicherungsmanagement: Versicherungsvergleiche, Verhandlungen mit Versicherungsgesellschaften und Überprüfung der Schadenquoten.
Instandhaltungsmanagement: Durchsetzung diverser Gewährleistungs- und Garantieansprüche, Freigabe und Überwachung von Verschleißreparaturen sowie Begutachtungen und Reduzierung der Ausfallzeiten.
Rahmenverträge: Rahmenabkommen mit Fahrzeugherstellern und Reifenservice-Verträge sowie Bezugsverträge für Kraftstoff (Tankkarten-Management).
Schaden-Management: Abwicklung der Schadenersatzforderungen und Kostenminimierung bei Kasko-Schäden.
Verwertung: Verhandlungen mit potenziellen Ankäufern und Leasingrückgaben.

Außerdem sind auch im Flottenmanagement verschiedene Digitalisierungsprozesse gefragt, die ebenfalls erhebliche Kosten reduzieren können. Hier braucht es zum einen Fachwissen in Sachen Software und zum anderen übergreifende Kenntnisse hinsichtlich Datenschutzrichtlinien und -bestimmungen. Ein gutes Pkw-Fuhrparkmanagement bzw. eine gelungene Fuhrpark-Administration stellt das Unternehmen erheblich zukunftssicherer auf.

Flottenmanagement: Die Vorteile bei Kauf- und Leasingfahrzeugen

Nicht jedes Unternehmen mit attraktivem Fuhrpark besitzt ein gleichermaßen professionell aufgestelltes Fuhrparkmanagement. In der Regel fehlen dafür personelle Ressourcen, woraufhin das Flottenmanagement weniger Beachtung erhält. In der Praxis greifen Unternehmen deshalb häufig auf bereits völlig ausgelastete Mitarbeitende oder auf studentische Hilfskräfte zurück. Die Themenvielfalt im Fuhrparkmanagement ist allerdings sehr groß – Neulinge bzw. ausgelastete Fachkräfte können den Fuhrpark demnach bestenfalls stiefmütterlich behandeln. Neue Mobilitätskonzepte und moderne Technologien sind ausschlaggebend für ein dynamisiertes und vielfältigeres Fuhrparkmanagement. Folgende Vorteile sind mit Unterstützung eines Fuhrparkmanagements für Leasing- und Kauffahrzeuge zu nutzen:

Nutzfahrzeug-Leasing

– Online-Konfigurationen und Bestellung der passenden Nutzfahrzeuge
– Optimierte Einsatzzeiten durch Verschleiß- und Standzeitenanalyseverfahren
– Koordination der Wartungen und Reparaturen in nutzfahrzeugspezialisierten Werkstätten

Kaufflotte

– Fahrbeteiligungen und Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Fahrerinnen und Fahrer
– Elektronische Abwicklung der gesamten Bestellprozesse
– Digitale Aufbewahrung bzw. Archivierung der kompletten Fahrzeugunterlagen
– Beratung und Service-Leistungen bei allen offenen Fragen rund um das Flottenmanagement

Fuhrparkmanagement-Outsourcing: Wie moderne Software bei der Fuhrparkverwaltung unterstützt

Du kennst die zeitintensiven Excel-Dateien, die es bei der Fuhrparkverwaltung zu pflegen gilt? Oder überfällige Hauptuntersuchungen, die im Eifer des Gefechts vergessen wurden? Moderne Software ermöglicht mit einem organisierten Dashboard und automatisierten Terminen bzw. Fristen ein sehr simpel zu überwachendes Fuhrparkmanagement. Viele Unternehmen haben in Bezug auf die Fuhrparkverwaltung mit einer Zettel- und Ablagewirtschaft zu kämpfen. Software-Programme ermöglichen die digitale Ablage an einem zentralen Ort. Darüber hinaus können Auswertungstechnologien für Transparenz in der Kostenstruktur sorgen. Insgesamt gestaltet sich die Fuhrparkverwaltung mit moderner Software wesentlich einfacher und kosteneffizienter.

Für wen ist ein smartes Fuhrparkmanagement geeignet?

Ein innovativer Fuhrparkmanager hilft Dir, den Fuhrpark effizient und digital zu steuern. Grundsätzlich wird dabei von Dienstleistern angestrebt, die Fuhrparkprozesse und Nutzerkommunikation zu integrieren und zu optimieren. Ein professionelles Fuhrparkmanagement eignet sich für:

Unternehmen mit bereits integrierter Fuhrparkverwaltung, die aufgrund personeller Notlagen mehr Effizienz anstreben.
Unternehmen ohne Fuhrparkverwaltung, die die Dienstwagennutzer von digitalen Prozessen profitieren lassen möchten, weil die Durchführung von Wartungs- und Service-Terminen mit erheblicher Zeitersparnis vonstattengeht.
Reseller bzw. Unternehmen, die eine übersichtliche Verwaltung für Leasing-Gesellschaften haben möchten oder häufig wechselnde Fuhrparks verwalten müssen.

Ein externer Fuhrparkmanagement-Dienstleister kann ein starker Partner für die allgemeine Fuhrparkverwaltung in Deiner Firma sein. Die Einschaltung eines Fachunternehmens kann zukünftige Fahrzeugkosten nachhaltig reduzieren, um stets eine zukunftsfähige Flotte im Unternehmen zu haben.

Steuern und rechtliche Herausforderungen beim Fuhrparkmanagement

In puncto Steuern, Datenschutzverordnungen und Halterhaftung kommen immer mehr Herausforderungen auf die Betriebe zu. Sofern ein Außendienstmitarbeiter mit einem nicht verkehrssicheren Auto in einen Unfall verwickelt ist, haftet das Unternehmen für die entstandenen Schäden. Dem zufolge ist für die Firma eine regelmäßige Wartung bzw. ein stets einwandfreies Fahrzeug unausweichlich. In diesem Sinne spielen auch Dienstwagenüberlassungsverträge und nachweisliche Einhaltungen von Ruhezeiten eine zentrale Rolle. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die Speicherung personenbezogener Daten. Das ist bei moderner Fuhrparkverwaltung von erheblicher Bedeutung, weil digitale Systeme für die Ortung eines Fahrzeugs sorgen können. Hier kann Software helfen, um möglichst alle Datenschutzregelungen einzuhalten.

Steuern beim Fuhrpark

Unabhängig von Dienstwagen oder Poolfahrzeug stellt sich immer die Frage nach der richtigen Versteuerung. Grundsätzlich versteuert ein Unternehmen den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung eines Fuhrparkfahrzeugs. Dazu dient die bekannte 1 %-Regelung oder das Fahrtenbuch. Gerade bei einem Poolfahrzeug erweist sich das Fahrtenbuch als sinnvoll. In der Regel ist die private Nutzung eines Poolfahrzeugs vertraglich untersagt. Demnach ist ein perfekt geführtes Fahrtenbuch wichtig, um dem Finanzamt die rein betriebliche Nutzung nachzuweisen. Idealerweise wird dabei auf eine pflegeintensive Excel-Liste verzichtet. Moderne Software-Programme sind wesentlich effizienter und genauer. Auch an dieser Stelle können professionelle Fuhrparkmanager Abhilfe schaffen, sodass es beim Finanzamt nicht zu unangenehmen Rückfragen kommt.

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